Ljubljana je 21. in 22. februarja gostila pomemben mednarodni dogodek, ki presega meje tradicionalnega sejma. Skupina Conventa s partnerji ga je organizirala na dveh lokacijah. Prvega dne smo se s predstavniki različnih ustanov družili v Centru Rog. Drugega dne se je dogajanje preselilo na Gospodarsko razstavišče, kjer so se organizatorji srečali med seboj in s povpraševanjem po inovativnih, navdihujočih in nepozabnih dogodkih na nenavadnih lokacijah.
Predstavnice in predstavnik PIS na ACS smo se razveselili možnosti, da se srečamo z zamislimi, ki bodo lahko naše dogodke dvignile na višjo raven. Kot tim imamo namreč dolgoletne izkušnje z organizacijo posvetov, konferenc in forumov v živo, po spletu in hibridno. Skladno s poslanstvom ACS se trudimo tudi za čim nižji ogljični odtis. S tem je v zvezi prvo presenečenje, ki smo ga bili deležni.
Namesto opomnika smo pred odhodom dobili anketo, ki je potrkala na vest. 😊 Organizatorji namreč za vsak dogodek izračunajo ogljični odtis in so nas hoteli spodbuditi, da bi se odločili za javni prevoz. Me štiri smo prišle z enim avtom. Mislim, da je to kar dober pristop.
Program dogodka je obljubljal veliko kratkih prispevkov, okroglo mizo in priložnost za druženje, ki se je razvila v ustvarjanje skupne slike.
Po besedah moderatorja Gorazda Čada je ključno, da je organizator dogodka ustvarjalec kemije na odru. Izbira dr. Dana Podjeda za prvega govorca je to dokazala. Prodoren opazovalec ljudi in spreten govorec je razkril idejo o novi dobi, v kateri vsak misli samo nase. Ljudje pa so željni miru in pogleda v oči – to je viza za izstop iz egocena.
Sveža in izvrstna se mi je zdela Danova ideja z žigom: Sreče ne najdeš v sebi, temveč ob sebi. Žig je vsakomur, ki je to želel, odtisnil v Planet positive event passport. Zeleno knjižico je vsak dobil ob registraciji in je odličen opomnik za organizacijo (bolj) trajnostnih dogodkov. Kljub tej naravnanosti smo slišali kar nekaj zelo netrajnostnih praks, ki so jih izpeljevali za različne naročnike, in se pri tem navihano smehljali. Še najbolj se je zdelo, da vsi nastopajoči tekmujejo, kdo je večji frajer oziroma bolj odbit.
V tem duhu je nadaljeval Dani Polajnar. Strinjal se je z dr. Podjedom, da je treba ljudi odmakniti od zaslonov, družbenih omrežij in jim na dogodkih omogočiti, da si pogledajo v oči. Njegov prispevek se je končal z igranjem na tolkala – iskanjem skupnega ritma.
Dani Polajnar je predlagal nekaj aktivnosti, ki udeležence sprostijo in jih hkrati ne izpostavijo. Skrijejo se v množici, začnejo sramežljivo in tiho, počasi se sprostijo in so na koncu videti srečni. Lahko v en glas pojejo pesem, igrajo orglice, tolkala, ekološka glasbila ali priložnostne instrumente (gospodinjske pripomočke, ki jih prinesejo s seboj). Zanimiva zamisel je, da pripelješ goste v prazno dvorano, ki jo sami opremijo s stoli, ozvočenjem, drugo opremo. Sodelovanje ljudi poveže, odvrne pozornost od družbenih omrežij in jim omogoči, da so to, kar so v resnici.
Zmago Sagadin veliko ve o timskem delu. Ekipe, ki jih je vodil, so dosegale vrhunske rezultate. Priznal je, da je v vodenju tima tudi nekaj manipulacije. Govoril je o posredovanju kritike, pa o tem, kako je vsak neuspeh samo prvi korak k naslednjemu uspehu. Niti evforija niti depresija nista dobri, je poudaril, čustva je treba uravnavati.
Edina trajna oblika discipline je samodisciplina.
Okrogla miza je izpostavila pomen trajnostnosti pri organizaciji dogodkov. Gostje so spregovorili o ogljičnem odtisu, pomenu lokalnih izdelkov in omogočanju peš prihoda na dogodek. V tem pogovornem delu smo trčili na strogo evropsko regulativo, ki nam na različnih področjih delovanja otežuje življenje. Evropski standardi ESRS za trajnostno poročanje organizatorjem dogodkov prinašajo kar nekaj obveznosti.
Okrogla miza o organizaciji trajnostnih dogodkov je bolj kot odgovore na to, kako v praksi organizirati tovrstne dogodke, podala opis stanja. Že besede Gašperja Pavlija, da je najbolj zeleni dogodek tisti, ki ga le najaviš, izpelješ pa ne, priča o tem. Meta Pavlin je poudarila, da se moramo zazreti vase in optimistično delovati s pomočjo skupnosti v dobro nas in zanamcev. Za 286 ton ekvivalenta CO2, s čimer merimo ogljični vtis, naj bi zamenjali z 138 posajenimi drevesi. Gaja Brecelj je poudarila, da ogljična izmenjava ni dovolj.
Slišali smo tudi bolj trajnostne prakse, predloge za organizacijo dogodkov v naravi, kjer udeleženci sami pripravijo svoje prigrizke in ostanke odnesejo domov. V času, ki ga prežema potrošništvo, je odlična zamisel ponujanje prave izvirske vode.
Toda naslednji prispevek je to precej zanemaril. Predstavnika agencij z dolgo tradicijo sta se pomerila v tem, kdo je bil zaradi nepredvidenih okoliščin postavljen v bolj neprijeten položaj. Pripovedi so postavljale dogodke na bistveno višjo raven, govorile so o finančno močno podprtih okoliščinah in zamislih naročnikov, za katere je meja le nebo.
Izkušeni strokovnjaki na področju organizacije, komunikacije, promocije dogodkov so na SREČA-nju podali dragocene in koristne zamisli tudi za naše delo. Zlasti pa je bil obisk tega srečanja pomemben zaradi lastnega spoznanja, da je lahko organizacija nekega dogodka kakovostna in na visoki organizacijski ravni tudi s precej manj profesionalnih znanj in izkušenj. Na tak način se lotevamo priprave dogodkov na ACS. Da so kakovostni, nam povedo udeleženci, ko nas gostobesedno hvalijo. Na to smo zelo ponosni.
Strokovni del dogodka smo zaključili s provokativno okroglo mizo F*!#ups na dogodkih. Če se še tako trudiš, gre lahko pri organizaciji dogodkov kaj narobe. Ko se to nepričakovano res zgodi in nam grozi, da bo dogodek vsaj pokvarilo, če ne že uničilo, je treba ohraniti trezno glavo in mirno kri. To je bilo čutiti tudi iz izkušenj Marka Križnarja, ustanovitelja agencije PROMO, in Nika Slavniča, podjetnika, investitorja, predavatelja in organizatorja dogodkov. Kot je bilo zaznati iz predstavljenih spodrsljajev, je vreme kar odločilen dejavnik. Zato je včasih kar prav, da vztrajamo pri izbiri, ki od tega ni odvisna. Strinjali smo se, da je največji spodrsljaj vseh teh predstavljenih dogodkov to, da niso bili trajnostni (npr. zasnežitev stopnišča v Portorožu).
Ena od bolj inovativnih idej, ki sicer ni bila predstavljena v uradnem delu, ampak je dogajanje teklo sočasno s pogostitvijo, je bilo ustvarjanje skupne slike. Organizatorji so na ogled postavili sliko. Na osmih mizah so nastavili prazna platna, barve, čopiče, vodo, paleto – vse, kar je treba za likovno ustvarjanje, tudi predpasnik. Navodilo je bilo, da na teh platnih poustvarimo točno določen del razstavljene slike. Udeleženci smo risali svoje delčke. Ogromno sliko, ki je nastala, so predstavili na Gospodarskem razstavišču.
Navzoči sodelavci ACS smo se po dogodku strinjali, da smo upravičeno ponosni na svoje delo. Kljub omejenemu proračunu udeležencem (in nastopajočim) pred in med dogodki ter po njih ponudimo prvovrstno izkušnjo. Nekaj smo se vendarle naučili. Kaj je ključno, da gre čim manj stvari narobe, je Anja takole povzela.
Ana Peklenik (ana.peklenik@acs.si) in Nevenka Kocijančič (nevenka.kocijancic@acs.si), obe ACS
