Pospešena digitalizacija poslovanja spreminja ustaljene načine delovanja in utečene poslovne procese. Zato moramo zaposlenim zagotoviti vse potrebne dostope do informacij, ki jih ti potrebujejo za svoje delo. Omogočiti jim moramo, da dokumente, ki jih ustvarijo med delom, ustrezno in varno delijo, upravljajo in hranijo. Učinkovit odgovor na izziv hrambe dokumentov zaradi nizke začetne investicije in hitre vzpostavitve predstavljajo storitve za elektronsko hrambo v oblaku.
Kaj je oblak?
Gre za podatkovno središče, do katerega enostavno dostopamo po spletu na daljavo. Oblak si lahko predstavljamo kot neko skladišče, ki ga ne polnimo s paletami, škatlami, temveč z raznimi digitalnimi vsebinami, kot so podatki, datoteke in mape. Poenostavljeno povedano je to varen virtualni prostor, do katerega dostopamo preko spletnega brskalnika ali aplikacije, lahko tudi mobilne aplikacije. Moramo pa biti pozorni. Datoteke se namreč lahko nahajajo v podatkovnih centrih na različnih koncih sveta, medtem ko moramo določene vrste gradiva hraniti na točno določenem območju, npr. zgolj v EU.
Ni pa vsak oblak primeren za dolgoročno in varno hrambo elektronskih dokumentov in zaupnih poslovnih vsebin. V digitalnem svetu je za ohranjanje zaupanja in dolgoročno hrambo namreč potrebna ustrezno visoka raven informacijske varnosti. Informacije so danes eno od najpomembnejših premoženj vsake organizacije. Zato je ključnega pomena imeti varen in zanesljiv sistem za upravljanje in hrambo dokumentov, še posebno če gre za osebne ali občutljive podatke.
Čeprav potreba po hrambi dokumenta praviloma nastopi šele v sklepnem delu njegovega življenjskega cikla, pa je učinkovita, skladna in varna digitalna hramba danes ključna. Zato odločitev ne smemo prepuščati naključju in brez premisleka sprejeti vsake možnosti, ki nam je ponujena. Tveganja so lahko prevelika.
Zanimivo je, kako hitro na to pozabimo ob vsakdanjih opravilih, kot je deljenje dokumentov s strankami, poslovnimi partnerji ali sodelavci. Takrat pogosto uporabimo najpriročnejšo, žal pa tudi precej tvegano pot izmenjave zaupnih informacij – elektronsko pošto.
Podatek iz raziskave TechRepublik (2022) kaže, da dve tretjini zaposlenih izmenjuje službene vsebine na le pogojno varne načine.
Izguba podatkov in informacij
Podatki, ki so v dokumentih, so izjemo ranljivi, saj se zlahka izgubijo, zlorabijo ali uničijo. To lahko postavi pod vprašaj verodostojnost in veljavnost poslovne dokumentacije.
Zloraba in odtujitev
Izguba ali otežen dostop do pomembnega poslovnega dokumenta lahko ogrozi naš odnos s stranko ali privede celo do izgube posla. Nepooblaščeni vpogledi v zaupno dokumentacijo lahko pomenijo zlorabo občutljivih poslovnih ali osebnih podatkov. To lahko prinese finančne sankcije, hkrati pa omaje ugled in zaupanje v odgovorno ravnanje z osebnimi podatki.
Zastareli formati
Dokumenti v hrambi nam ne pomagajo veliko, če jih sčasoma ne moremo več odpreti zaradi zastarelega formata ali pa niso pravno veljavni v primeru sporov ali tožb.
Katera so torej temeljna načela varne elektronske hrambe, ki vas bodo obvarovala zgornjih izzivov?
Varna hramba mora izpolnjevati pet temeljnih načel. Zagotoviti mora, da:
- je informacija vedno dostopna, a praviloma le pooblaščenim osebam,
- je vsebina stalno uporabna oziroma berljiva,
- vsebina ostaja neokrnjena in nespremenjena,
- se ohranja izvirnost dokumenta ves čas predvidene hrambe,
- so navedena načela dosežena ves čas predvidene hrambe.
Najbolj priporočljiva rešitev je uporaba storitve elektronske hrambe, ki je certificirana pri Arhivu Republike Slovenije.
Taka storitev je tudi InDoc EDGE v oblaku, kjer je zagotovljena varna hramba raznovrstnih dokumentov in poslovnih vsebin. Dokumenti so digitalno podpisani in časovno žigosani, dostop do shranjenih informacij je omogočen samo pooblaščenim osebam, vsi posegi pa so zabeleženi. Zagotovljeni sta revizijska sledljivost ter trajna berljivost dolgoročnih formatov, dokumente pa je nemogoče izbrisati, potvoriti ali spremeniti. Tako shranjeni dokumenti imajo dokazilo o sledljivosti, ki strokovnim izvedencem omogoča tehnični nadzor in ugotavljanje, ali je predložen elektronski dokument veljaven kot dokaz.
Certificirana hramba v oblaku na prvi pogled pomeni tudi višje stroške od alternativnih možnosti, a ostale izbire so neustrezne zaradi nezadostnega nivoja informacijske zaščite, razpoložljivosti ali lokacije infrastrukture, kar prinaša večja tveganja možne izgube in dostopnosti dokumentov ter informacijske varnosti. V Mikrocopu zagotavljamo, da so vaši dokumenti varno shranjeni v zasebnem oblaku InDoc EDGE, ki se nahaja v lastnem podatkovnem centru v Ljubljani.
Prednosti uporabe storitev hrambe dokumentov v oblaku je veliko, naj navedem le nekatere.
PRILAGODLJIVOST
Oblak ponuja prilagodljivo zmogljivost, ki lahko sledi spremljajočim potrebam podjetij. Podjetja lahko enostavno prilagajajo svoje računalniške vire glede na spremenljive zahteve in tako izkoristijo le tisto, kar potrebujejo.
SKALABILNOST
Oblak je zasnovan tako, da omogoča hitro in enostavno prilagajanje storitev glede na potrebe podjetja. Podjetja lahko enostavno povečajo ali zmanjšajo svoje zmogljivosti, ne da bi morala skrbeti za stroške in težave, povezane s prilagajanjem lastne infrastrukture.
VARNOST
Oblak ponuja visoko raven varnosti podatkov. Sistemski administratorji v oblaku skrbijo, da so vsi podatki in aplikacije varni in zaščiteni pred zlonamernimi napadi.
UČINKOVITOST
Oblak omogoča enostavno izvajanje in upravljanje aplikacij ter dostop do podatkov z različnih naprav in lokacij, kar povečuje učinkovitost in produktivnost.
STROŠKI
Oblak omogoča optimizacijo stroškov. Podjetja se lahko izognejo stroškom lastne infrastrukture, vzdrževanja in posodabljanja ter hkrati zmanjšajo potrebe po internem IT osebju.
DOSTOPNOST
Oblak zagotavlja hiter in enostaven dostop do podatkov in aplikacij iz katerih koli naprav, od kjerkoli na svetu, kar izboljšuje mobilnost in fleksibilnost dela.
Končno, ne pozabimo na vidik trajnostnosti. Digitalizacija poslovanja v sebi nosi velik potencial, ne le z vidika optimizacije procesov in bolj učinkovitega poslovanja, ampak tudi z vidika zmanjšanja okoljske obremenitve. Z nekaj truda in preudarnosti lahko poslujemo digitalno in trajnostno hkrati, digitalna pisarna pa lahko k temu pomembno prispeva. Pomislimo samo na količino dokumentov v papirni obliki, po nekaterih ocenah jih skoraj polovica konec dneva konča v smeteh.
Poti do cilja je več. In prav tako je tudi pri digitalizaciji pisarne in vzpostavljanju sistema za boljše in učinkovitejše upravljanje z dokumenti. Zagotovo si vsak, ki je vpet v pisarniško delovno okolje, želi, da bi lahko delovne naloge opravil hitreje in bolj učinkovito, imel boljši nadzor nad svojim delom ter lažje sodeloval s svojimi sodelavci. In s pravo rešitvijo je mogoče imeti vse to.
Nataša Centa (natasa.centa@mikrocop.com), Mikrocop
