Se vam ne zdi zanimivo, da imamo praktično za vsako, še tako nepomembno stvar, predmet, aparat navodila za uporabo, nimamo pa navodil, kako ravnati z živo osebo?

Vzemimo na primer nekaj, kar imamo vsi doma – perilo. Vsako perilo ima navodila, kako naj z njim ravnamo, na kakšni temperaturi ga moramo prati (če sploh), ali ga smemo likati, ali ga smemo sušiti v sušilnem stroju, na nekaterih pa dobimo celo podrobnejša navodila. Poleg tega ima vsako perilo do odstotka natančno navedene sestavine. Si predstavljate, da bi imeli tako natančne podatke o človekovih (psiholoških) ‘sestavinah’?

Zakaj torej dobimo toliko navodil za uporabo stvari, predmetov, nimamo jih pa za človeka?

V službi preživimo lep del svojega življenja, tam so ljudje, ki včasih dobijo več naše pozornosti, kot j dobi družina. Za vsakega člana tima je torej izjemno pomembno, da se čuti psihološko varnega. To pomeni, da se posameznik čuti varnega v timu, da lahko dela brez strahu pred posledicami morebitnih napak. V psihološko varnih timih se ljudje počutijo sprejete in spoštovane, posledično so pri delu učinkovitejši in so bolj odprti za učenje.

Osebna navodila za uporabo kot korak bližje k psihološki varnosti

V našem timu, katerega del sem, se veliko ukvarjamo s spoznavanjem ljudi. Pri tem uporabljamo različna orodja. Slednja nam dajo dragocen vpogled v posameznika in nam olajšajo svetovalne pogovore. Vsako orodje najprej preizkusimo tudi na sebi, tako smo korak bližje spoznavanju drug drugega, bližje preučevanju svojih osebnih navodil za uporabo in s tem bližje psihološki varnosti. In kako različni smo si! Delujemo na različnih temperaturah, centrifuga nam ustreza na različnih obratih. Tudi čas pranja imamo različen, nekateri rabijo več časa, spet drugi radi pohitijo, a se vedno znova najdemo nekje v istem stroju kot mešano perilo, ki vendarle nekako sodi skupaj. Vsled naši različnosti in z željo razumeti drugega in biti tudi sama razumljena, sem se domislila, da bi bilo zanimivo, če bi vsak član tima napisal svoja navodila za uporabo. Najprej sem naredila svoja ter prosila sodelavke in sodelavce, če lahko storijo enako. Idejo so sprejeli z navdušenjem in v kratkem času sem prejela paleto različnih in resnično zanimivih navodil. Vidim jih kot živo stvar, ki jo bomo timsko še dopolnili.

Pisanje navodil za uporabo

Tudi osebna navodila za uporabo morajo imeti neko strukturo, vendarle si želimo, da jih drugi preberejo, in če je le možno, tudi upoštevajo.

Kaj se dogaja v stroju za perilo?

Ljudje ne izbiramo v kakšno družino se bomo rodili, prav tako imamo redkeje možnost izbrati tim, v katerem bomo delali. Te stvari so nam nekako dodeljene. Izberemo si recimo partnerja, a tudi preden se dokopljemo do njegovih/njenih navodil za uporabo, lahko minejo leta. O otrocih in njihovih navodilih za uporabo, pa raje niti ne začnem.

Lahko bi rekli, da smo delovni timi kot nekakšen stroj mešanega perila. Vsak posameznik je kos, ki ima svoja navodila za uporabo. Nekateri recimo ne maramo visokih temperatur, druge zebe in bi se radi ‘prali’ na višji temperaturi. Nekateri neradi vidijo, da se barva z drugega perila prenese nanje, drugim to pomeni popestritev.

Elementi osebnih navodil za uporabo:

  • Način dela, ki posamezniku najbolj ustreza, in njegov način delovanja. Sem lahko sodijo informacije o tem, v katerem delu dneva smo najbolj fokusirani, kdaj smo najbolj produktivni, kako pogosto potrebujemo družbo, interakcijo in kaj radi umestimo v svoj vsakdan (kava, gibanje, klepet …).
  • V naših navodilih se nahaja rubrika Kaj je dobro vedeti o meni. V tej rubriki pišemo o svojih osebnostnih lastnostih, vrednotah, hobijih, priljubljeni hrani, željah, potrebah …
  • Sledi priporočilo, kako vzpostaviti stik z nami. Nekateri namreč raje komunicirajo pisno, drugi preko telefona, tretji preko klepetalnic. Tu smo tudi opredelili, kako nas je najlažje dobiti, ko so zadeve urgentne, in kadar je nekaj pomembno, terja odgovor, a ni nujno.
  • Dodali smo še rubriko Kako veš, da sem v fokusu, flowu in kako je takrat smiselno ravnati z menoj.

Ker so naša navodila še zelo sveža, se mi je v času pisanja tega bloga utrnilo še nekaj idej, ki bi lahko sodila v navodila za uporabo:

  • Kako najraje prejmem povratno informacijo o svoje delu, vedenju (osebno, pisno, takoj, po določenem času, počasi, hitro, na hitro in strnjeno, v daljšem pogovoru …).
  • Kaj mi predstavlja težavo pri delu? Kje so moje močne, kje šibke točke?
  • Rezultati različnih testov, vprašalnikov, ki dodatno odstrejo našo osebno tančico.
  • Zanimivosti, kamor lahko sodijo tudi kakšna zabavna dejstva o nas.

Povprašajte sodelavce o možnih vsebinah, naj bo to skupni projekt.

Tim kot mešano perilo

Priznam, da sem se ob branju navodil svojih sodelavk in sodelavcev zelo zabavala. Določene stvari sem vedela že prej, prav tako pa sem izvedela tudi kaj novega.

Tako sem izvedela, da:

  • ima Aleksandra raje prijazno besedo kot hrano (čeprav vem, da rada je),
  • da Dragica prisega na moto ‘Tujega nočem, svojega ne dam’,
  • da se pri Roku kreativni procesi pogosto sprožijo med tekom,
  • da ima Jana stroga načela, a se je z leti naučila določene stvari ‘vreči čez ramo’,
  • da Sanda potrebuje stik s sodelavci, vsak dan vsaj eno kavico.

Poleg zgoraj naštetega sem seveda dobila tudi druge dragocene informacije, ki nam lahko olajšajo delo v timu, pripomorejo k večji učinkovitosti tima, obrazložijo določena vedenja posameznika, njegove potrebe in s tem pripomorejo k preprečevanju konfliktov. Z vsakim novim navodilom so se mi porajale nove ideje, kako ta ”mali projekt” peljati dalje v upanju, da pripomore k nečemu, kar se mi zdi najpomembnejše – občutku (psihološke) varnosti in vsesplošnemu dobremu počutju pri delu. Slednje lahko dosežemo le, če se trudimo razumeti drug drugega in vemo, kaj se utegne skrivati za našim vedenjem. Včasih stvari v resnici niso takšne, kot se nam zdijo na prvi pogled. 

Imaš moja navodila za uporabo, prosim, upoštevaj jih

Ne gre pričakovati, da se bo sleherni posameznik do črke natančno držal mojih navodil za uporabo, v timu nas je več, imamo različne potrebe in želje, gotovo pa bom cenila trud. Od časa, ko sem pisala lastna navodila za uporabo, do danes sem ugotovila, da moram v svoja navodila dodati še nekaj. To je spoštljiv način komuniciranja. Zveni samoumevno in klišejsko, kajne? Spoštovanje do sočloveka se ne izkazuje le skozi osebni stik, še posebno danes, ko praktično vse selimo v digitalno sfero, kaj hitro lahko pozabimo vklopiti čip spoštljivosti, ko z nekom pisno komuniciramo. Da je komunikacija jedro marsikaterega problema v podjetjih, pa pričajo naše dolgoletne izkušnje in stik z zaposlenimi. Tu ne bomo odkrili nič novega, ljudje smo namreč odnosna bitja. 

Kaj lahko pomaga?

K boljšemu delovanju timov lahko torej pripomorejo osebna navodila za uporabo. Vzemite jih kot nekaj zabavnega, preko česar se boste kot tim bolje spoznali, se pošalili, a hkrati dobili dragocene informacije o svojih sodelavcih in se z njimi še bolj povezali. Že zgoraj navajam, da so nam različna orodja in pripomočki, preko katerih spoznavamo svoje vrednote, osebnostne lastnosti, preference, kompetence, motivacijske faktorje in še kaj, lahko zelo v pomoč. Služijo nam kot dobrodošel način za spoznavanje sebe in drugih. Posledično so lahko zelo uporaben dodatek našim osebnim navodilom za uporabo.

Če želite pokukati v moja navodila za uporabo in če potrebujete nasvet, me kontaktirajte. Določene storitve so za vas lahko brezplačne, saj so financirane iz projekta Svetovanje za zaposlene.

Maja Rotar (maja.rotar@cene-stupar.si), Cene Štupar – CILJ