Digitalizacija in digitalna transformacija sta ključna elementa sodobnega poslovanja, ki prinašata pomembne prednosti na številnih delovnih področjih. Zagotavljata lažje in učinkovitejše delo, kar se odraža v večji produktivnosti, izboljšani kakovosti storitev ter zadovoljstvu strank in zaposlenih. Razumeti pa je treba tudi njun vpliv na različne sektorje družbe.
Digitalizacija je široko priznana kot ključna za napredek, vendar se pri njeni implementaciji srečujemo z mnogimi izzivi. Med najpogostejšimi vprašanji, ki se pojavljajo, so: Kako zagotoviti varnost digitalnih podatkov? Kako zagotoviti enak dostop do digitalnih virov za vse? Kako preprečiti, da bi digitalizacija izključila določene skupine ali posameznike?
Z digitalizacijo in avtomatizacijo procesov je doseganje ciljev hitrejše in učinkovitejše
Prehod iz papirne dokumentacije v digitalno okolje je lahko velik izziv za vse organizacije. Digitalizacije ne smemo jemati kot nekaj samoumevnega, ampak kot priložnost za dosego uspeha. Omogoča nam, da oblikujemo procese, ki so prilagojeni potrebam strank in zaposlenih ter tako ljudi postavimo v središče. Tako lahko enostavno in učinkovito vključimo vse ključne deležnike.
Več ...
Zelo pomemben, pogosto dolgotrajen in zahteven proces v organizacijah je upravljanje pogodb in drugih pomembnih dokumentov. Pogodbe so ključne za poslovanje, zato ima danes njihovo ročno upravljanje brez nadzora in sledljivosti lahko negativne posledice.
Tradicionalni proces usklajevanja pogodb pogosto vključuje veliko korespondence in pregledovanja, kar lahko traja dneve ali celo tedne. Za ugotavljanje stanja pogodb porabimo preveč časa zaradi spreminjanja vsebine in pomanjkljivega nadzora nad različicami.
Pri tem napredna platforma, kot je InDoc EDGE, odigra ključno vlogo. Poslovna rešitev za upravljanje pogodb namreč omogoča učinkovito in nadzorovano upravljanje pogodb v celotnem življenjskem ciklu. Vključuje pripravo, usklajevanje vsebine, potrjevanje, elektronsko podpisovanje ter upravljanje aneksov in prilog. Celoten proces digitalizira in pri tem vodi uporabnika skozi delovne korake ob upoštevanju vnaprej dorečenih pravil.
Omogoča tudi učinkovito sodelovanje in vključitev kogarkoli v proces, ne glede na to, ali le komentira vsebino ali pa prispeva k oblikovanju končne različice. Z nadzorom nad različicami dokumentov, ki so shranjene v zgodovini in revizijski sledi, je mogoče zagotoviti, da je vedno v obdelavi le en dokument, pri čemer so vse spremembe in različice zabeležene.
Koristi uporabe poslovne rešitve za celovito upravljanje pogodb
- Izboljšano sodelovanje – več uporabnikov lahko pregleduje pogodbe hkrati, mogoča sta hitra izmenjava mnenj in enostavno iskanje informacij.
- Varna obravnava zaupnih podatkov – z določenimi uporabniškimi pravicami in revizijsko sledjo je zaupnost podatkov v pogodbah zagotovljena.
- Zmanjšanje poslovnih tveganj – s centralizirano kontrolo, avtoriziranim dostopom do pogodb in sledljivostjo se izognemo možnosti izgube ali nepooblaščenih sprememb.
InDoc EDGE je torej rešitev, ki v celoti avtomatizira procese, digitalizira dokumentacijo in pospešuje sodelovanje med zaposlenimi.
Odlično se takšna rešitev izkaže tudi pri vodenju in koordinaciji projektov, ki so pogoste aktivnosti tako izobraževalnih ustanov kot drugih javnih organizacij.
Usklajevanje dela med različnimi ekipami in posamezniki je lahko zapleteno, še posebno če ti niso na isti lokaciji ali celo delajo v različnih časovnih pasovih. Ko se dokumenti delijo med več ekipami ali posamezniki, je težko slediti, kdo je naredil kakšne spremembe, kdaj in zakaj. Poleg tega je izziv zagotoviti, da vsi sodelujoči vedno delajo z najnovejšo različico dokumenta.
Projekti običajno generirajo veliko dokumentov, ki jih je treba varno in učinkovito shraniti. Če nimate učinkovitega sistema za organiziranje in shranjevanje dokumentov, lahko iskanje specifičnega dokumenta ali določenih informacij postane zelo težavno.
Vsakodnevno delo je naenkrat postalo lažje, bolj smo osredotočeni na vsebino, ker ne razmišljamo več o izzivih pridobivanja ali izmenjave dokumentov.
Vse te izzive je mogoče rešiti z uporabo napredne digitalne rešitve, ki pomaga učinkovito koordinirati delo in komunikacijo med ekipami, slediti in dokumentirati spremembe v realnem času, enostavno deliti in shranjevat, intuitivno iskati in dostopati do dokumentov. Takšna rešitev je lahko neprecenljiva pri vodenju in upravljanju kompleksnih projektov.
InDoc EDGE podpira tudi enostavno deljenje velikih datotek (do 50 GB) v različnih formatih.
Varno okolje, v katerem poteka deljenje usklajenih dokumentov, ki vsebujejo osebne podatke ali poslovne skrivnosti, s poslovnimi partnerji ali drugimi osebami, je izjemnega pomena.
Končno smo našli orodje, s katerim lahko obvladujemo veliko število pogodb in povezanih pogodbenih obveznosti.
Opolnomočenje kadrovske službe
Vsi se strinjamo z mislijo: Zadovoljni zaposleni so pot do uspeha. Odgovornost za to običajno leži na plečih kadrovske službe, ki je v svojem delovanju osredotočena na zagotavljanje zadovoljstva in produktivnosti zaposlenih. Vendar pa delo kadrovske službe ni zgolj usmerjeno v interakcije z zaposlenimi; vključuje tudi obsežno delo na področju upravljanja dokumentov in administracije. Tako se pogosto zgodi, da prevelik del časa porabi za administrativne naloge, ki bi jih z avtomatizacijo procesov lahko znatno zmanjšala. S tem bi v kadrovski pridobili dragoceni čas, ki bi ga lahko bolje izkoristili za spremljanje napredka zaposlenih, spodbujanje njihovega osebnega in profesionalnega razvoja ter identifikacijo in pridobivanje novih talentov.
Več ...
Ena izmed ključnih prednosti, ki jih InDoc EDGE prinaša kadrovskim oddelkom, je urejena in celovita kadrovska dokumentacija. Dostop do dokumentov je enostaven, iskanje informacij je učinkovito, kar prinaša hitrejše in bolj enostavno delo. Digitalne personalne mape omogočajo sistematično urejanje dokumentov in enostaven dostop do celovitih informacij o posameznem zaposlenem.
Poleg tega kadrovske procese izboljšuje z avtomatizirano organizacijo in komunikacijo.
Avtomatsko obveščanje o čakajočih nalogah v posameznem koraku procesa, kot so pregled in potrditev vsebin (vodni žig), podpisovanje dokumentov, deljenje vsebin in izmenjava komentarjev na dokumentih, prispeva k večji učinkovitosti. InDoc EDGE zaposlenim nudi tudi dostop do njihovih dokumentov. Vsak posameznik lahko ustvari svoj repozitorij dokumentov, do katerih dostopa le sam, kar prispeva k večji preglednosti in nudi zaposlenim boljši pregled nad dokumentacijo. Ta pristop ne povečuje le zadovoljstva zaposlenih, ampak tudi krepi zaupanje v organizacijo.
Kako smo v Mikrocopu v celoti digitalizirali proces zaposlitve izbranega kandidata
Proces zaposlitve izbranega kandidata je razdeljen na dve fazi. V prvi fazi se pripravi predlog pogodbe o zaposlitvi in drugi potrebni dokumenti. Te dokumente pripravimo na podlagi predloge, ki jo pregleda in potrdi vodja kadrovske službe. Potrditev je zabeležena na dokumentu v obliki vodnega žiga. Dokumente nato elektronsko podpiše odgovorna oseba in se varno posredujejo izbranemu kandidatu.
Kandidat je o prejetju dokumentov obveščen preko elektronske pošte. Z dvofaktorsko avtentikacijo lahko dostopa do dokumentov, jih pregleda, po potrebi dopolni in po strinjanju z vsebinami zapusti varno okolje, do katerega je imel dostop. Kadrovik je takoj obveščen o dejavnosti kandidata in lahko preveri, ali so bili morebitni manjkajoči podatki ustrezno dopolnjeni.
Nato sledi druga faza, v kateri kadrovik pripravi končno pogodbo o zaposlitvi in vse potrebne spremljajoče dokumente. Postopek je enak kot v prvi fazi: pregled vodje kadrovske, podpis odgovorne osebe in varno posredovanje dokumentacije kandidatu. Kandidat do dokumentov dostopa na enak način kot v prvem koraku, le da tu pogodbo še elektronsko podpiše.
Po podpisu pogodbe kadrovik prejme obvestilo, da je kandidat uspešno zaključil svojo nalogo. V tem trenutku sistem InDoc EDGE avtomatično ustvari personalno mapo, v katero se umestijo vsi relevantni dokumenti.
Če pogodba ni elektronsko podpisana, je na dokumentih oznaka (črtna koda), ki ob skeniranju podpisanih dokumentov določa, v katero osebno mapo naj se dokument umesti.
Ta tehnološko napreden in sistematični pristop omogoča brezhibno upravljanje s podatki kandidatov in zaposlenih ter zagotavlja, da je proces zaposlovanja čim bolj učinkovit in transparenten. Prav tako skrbimo za najvišjo stopnjo varnosti in zasebnosti podatkov svojih kandidatov in zaposlenih.
Digitalna skladnost in varnost podatkov
V digitalni dobi, ko informacije krožijo hitreje kot kadarkoli prej, je varovanje podatkov nujni temelj za uspešno poslovanje. Z zagotavljanjem varnosti in skladnosti digitalnih procesov organizacije ne izpolnjujejo le pravnih zahtev in regulativ, ampak krepijo tudi zaupanje svojih strank, poslovnih partnerjev in zaposlenih.
InDoc EDGE zagotavlja ohranjanje nadzora nad deljenimi datotekami z nastavitvijo pravic za branje, urejanje, dodajanje, prenašanje in tiskanje vsebin. Z uporabo dvojne avtentikacije (2FA) pa zagotavlja še dodatno varnost pred nepooblaščenimi dostopi.
Za zagotovitev celovite varnosti in avtentičnosti vseh dokumentov v sistemu ti prejmejo tudi časovni žig in so šifrirani. Ta postopek pomaga zagotoviti nedotakljivost dokumentov in preprečuje morebitno nepooblaščeno spreminjanje.
Storitev InDoc EDGE je prejela certifikacijo Arhiva Republike Slovenije, kar pomeni, da je skladna z vsemi potrebnimi standardi in zahtevami, ravnanje z osebnimi podatki pa je v InDoc EDGE v celoti usklajeno z zahtevami Splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR).
Prav tako podpira e-podpisovanje z različnimi vrstami podpisov, ki se izvaja v skladu z določili uredbe eIDAS. Ta pristop omogoča pravno veljavnost digitalnih podpisov znotraj EU, kar povečuje učinkovitost in varnost digitalnih transakcij.
Nenazadnje so vsi dokumenti in podatki v InDoc EDGE hranjeni znotraj EU. S tem zagotavljamo skladnost z najstrožjimi standardi za varstvo podatkov v Evropi.
InDoc EDGE ne le poveča uporabnost, ampak tudi odgovornost uporabnikov
Za uporabnike je orodje, ki jim pomaga obvladovati dokumente in hkrati omogoča, da opravljajo svoje delo učinkoviteje in z večjo odgovornostjo. To povečuje skladnost, zmanjšuje tveganje in pomaga organizacijam, da se osredotočijo na svoje temeljne naloge, medtem ko InDoc EDGE skrbi za njihove potrebe po upravljanju dokumentov.
Izbirate lahko med že pripravljenimi poslovnimi rešitvami, ki podpirajo digitalno preobrazbo na različnih ravneh vaše organizacije ali pa jo ukrojite glede na svoje specifične potrebe.
Želite raziskati, kako lahko z InDoc EDGE optimizirate in zavarujete svoje poslovanje?
Ponujamo vam možnost 30-dnevnega brezplačnega preizkusa! Pridobite neprecenljiv vpogled v svet digitalizacije s sistemom InDoc EDGE. Naročite ga lahko tukaj.
Nataša Centa (Natasa.Centa@mikrocop.com) in Karmen Jakob Logar (Karmen.JakobLogar@mikrocop.com), Mikrocop
