Čas – večni izziv pri delu

Decembra sem se prek projekta Erasmus+ KA1 Kakovost v izobraževanju odraslih skupaj s kolegicama z LU Jesenice in UPI Žalec udeležila strukturiranega tečaja, na katerem smo spoznavale osnove projektnega menedžmenta. Seznanile smo se z različnimi metodami in tehnikami, ki nam pomagajo načrtovati in voditi projekte. Med njimi je bilo kar nekaj takih, ki obravnavajo problematiko upravljanja s časom. Čas je zame pomembna vrednota. Na delovnem mestu mi omogoča dokončanje nalog, po službi pa kakovosten počitek in različne aktivnosti, ki me izpolnjujejo. Hkrati pa je čas zame dobrina, ki je nikoli ni dovolj. Nemalokrat se zgodi, da se delo zavleče v moj prosti čas, kar mi ni najbolj všeč. Verjetno so prav zato mojo pozornost pritegnile tehnike in metode, ki se dotikajo upravljanja s časom. Za nekatere sem že slišala, večinoma pa so bile zame nove, čeprav nekatere niso prav rosno mlade …

Ali so vse naloge enako pomembne in potrebne?

Ob koncu delovnega dne se pogosto vprašam, kako uspešna sem bila, kaj sem naredila, koliko nalog zaključila. Velikokrat ugotavljam, da sem veliko delala, rezultatov pa ni oz. niso pravi … Se tudi vam dogaja, da je pred vami pomembna naloga, ki ni ravno prijetna, zato se rajši lotite manj pomembnih stvari, da se enostavno spravite v tek? Dnevno se namnoži še nekaj nepričakovanih nalog in na koncu za pomembne zmanjka časa … S sodelavkami pogosto ugotavljamo, da se naloge ponavljajo, podvajajo, da je veliko odvečnega dokumentiranja, veliko dela zaradi dela samega … Kako bi bilo, če bi iz delovnega procesa izločili vse tisto, kar ni pomembno, in se posvetili bistvenim nalogam?

O postavljanju prioritet pri delu govori tehnika MoSCoW. Sredi 90. let prejšnjega stoletja jo je razvil strokovnjak za razvoj programske opreme Dai Clegg iz Oracla. Oblikoval je orodje, s katerim je želel svoji ekipi pomagati določati prednostne naloge pri hitrem razvoju aplikacij, metoda pa je zaradi svoje vsestranskosti uporabna tudi drugje. S pomočjo besednih zvez moramo (Must have), morali bi (Should have), lahko bi (Could have) in ne bomo (Will not have) je jasneje določil prioritete kot z drugimi tehnikami (npr. rangiranjem s številkami, ki ga največkrat uporabljam sama).

Velike črke v akronimu tako predstavljajo štiri prednostne kategorije, po katerih lahko razporedimo naloge:

1. MORAMO (must have): naloge, ki so nujne za uspešno izvajanje projekta/dejavnosti, ki jih ni mogoče preložiti oz. prinašajo neugodne posledice/sankcije.
2. MORALI BI (should have): te naloge so dodana vrednost našemu projektu/dejavnosti. Dokončanje teh nalog je pomembno, ne pa ključno za uspeh projekta. Morali bi jih opraviti, vendar bo projekt deloval, tudi če jih ne naredimo.
3. LAHKO BI (could have): tudi dokončanje teh nalog je pomembno, vendar pa nimajo posebne teže za sam projekt oz. dejavnost. Tudi če jih izpustimo, ne bo posebne škode, čeprav so to običajno »prijetne« naloge, zato jih opravimo, če nam ostanejo sredstva oz. čas.
4. NE BOMO (will not have): nekatere naloge pa nimajo neposrednega vpliva na dokončanje in uspeh projekta v tem trenutku. Morda bodo vplivale na ta ali kak drug projekt v prihodnosti, vendar prav zdaj za nas niso pomembne. Prav s pomočjo te zadnje prioritete lahko svoje vire in energijo usmerimo v naloge iz prvih treh prioritetnih skupin.

Mislim, da bi morali to tehniko pogosteje uporabljati pri delu, saj bi z njo iz delovnega procesa izločili nepomembne naloge in se osredotočili na bistveno. Uporabna se mi zdi tako z vidika posameznika kot, še pomembneje, širšega tima.

Kako se upreti motnjam pri delu in ohraniti koncentracijo?

Zaradi obilice raznolikih nalog in pogostih nepričakovanih situacij je včasih težko ohraniti zbranost. Že telefonski klic, nujno e-sporočilo ali nenadna naloga, ki jo dobim, me lahko zmotijo do te mere, da izgubim fokus, predvsem pa porabim veliko časa in energije, da se vrnem nazaj v svoj delovni ritem.

Zanimiva tehnika, ki nam lahko pomaga pri tem, ima še zanimivejše ime: tehnika pomodoro oz. tehnika paradižnika. V 80. letih prejšnjega stoletja jo je razvil študent Francesco Cirillo, ki se je težko zbral za študij. Postavil si je izziv, da bo ostal osredotočen na študijsko snov 10 minut, za pomoč pri nadzorovanju časa pa je v kuhinji našel časovnik v obliki paradižnika (od tod tudi ime tehnike 😉).

Metoda, ki jo je uporabil, je pravzaprav zelo enostavna. Pred začetkom dela določimo seznam nalog – vsaka je vredna en paradižnik. Nato se z vsakim paradižnikom oz. z vsako nalogo ukvarjamo 25 minut. Po 25 minutah naredimo 5-minutni odmor. Po štirih paradižnikih oz. 2 urah naredimo daljši odmor, ki traja 15−30 minut. Med ukvarjanjem s posameznim paradižnikom se seveda ne pustimo zmesti niti papriki niti jagodi. Njima lahko namenimo čas med odmorom ali pa jima določimo status paradižnika, ko nam jih zmanjka. Se vam zdi ta tehnika uporabna? Meni se zdi kar zanimiva, predvsem zato, ker mi postavlja časovne omejitve, znotraj katerih se intenzivno posvečam določeni temi, nato pa mi določi odmor, ki si ga redko in s težkim srcem privoščim.

Za koliko ur bi podaljšali dan, da bi imeli dovolj časa?

Ste tudi vi med tistimi, ki vsaj kdaj pomislite, kako fino bi bilo, če bi imel dan kakšno uro, dve, tri več … Zato, da bi bilo dovolj časa za službena in domača opravila, popoldanski sprehod, športno aktivnost, hobi, morda dober film ali knjigo na večer, ki bi jima sledil dolg, kakovosten spanec …

Pa bi res bilo tako, če bi bil dan daljši? Bi res imeli čas za vsa ta opravila? Najverjetneje ne. O tem govori Parkinsonov zakon iz sredine prejšnjega stoletja, ki pravi, da se »delo širi tako, da zapolni čas, ki je na voljo za njegovo dokončanje«. Nekako potrjuje tisto, kar pogosto ugotavljamo: več ko imamo dela, bolje se organiziramo in več naredimo. Parkinsonov zakon nam torej pojasni, da bomo določeno nalogo opravljali natanko toliko časa, kolikor ga imamo na voljo. Če imamo časa malo, bomo učinkovitejši in bomo nalogo zaključili hitreje. Če pa imamo na voljo veliko časa, bomo tudi nalogo opravljali dlje. Seveda se mi tukaj zastavi vprašanje zlorabe Parkinsonovega zakona za argumentiranje določanja nerealnih rokov, pa tudi vprašanje, do katere točke res lahko skrajšamo čas za nalogo, da bo ta še kakovostno narejena. Vsekakor pa se je pred začetkom vsake naloge dobro vprašati, kako bi se je lotili, če bi imeli na voljo zelo malo časa, saj bo to zagotovo spremenilo naš način razmišljanja in posledično skrajšalo čas izvajanja naloge.

Pomanjkanje časa je nekaj, s čimer se dnevno sooča večina ljudi. To potrjujejo tudi številne tehnike, ki smo jih razvili, v želji, da bi čas bolje izkoristili in ga na ta način raztegnili. Sprememba v odnosu do časa pa težko pride sama od sebe in se ne zgodi čez noč. Ker nas pri delu vodijo različni vzorci, potrebujemo za uspeh tudi nekaj vztrajnosti. In seveda časa. 😉

Valentina Uran (valentina.uran@zlu.si), Zasavska ljudska univerza